Comment fonctionne la réservation en ligne

Votre page de réservation travaille pour vous jour et nuit : elle calcule les créneaux libres, enregistre les rendez-vous et prévient chacun par e-mail. Vous n'avez jamais à publier vos créneaux un par un : ils se déduisent de vos prestations, de vos horaires, de vos absences et des rendez-vous déjà pris.

Comment un client réserve

Depuis votre page, votre client :

1. choisit une prestation ;
2. choisit avec qui, si la question lui est posée (voir Le choix du collaborateur) ;
3. choisit un jour, puis une heure parmi les créneaux libres ;
4. saisit ses coordonnées : prénom, nom, e-mail, téléphone et, s'il le souhaite, un mot pour vous ;
5. confirme.

Il n'a ni compte à créer, ni paiement à faire. Il reçoit un e-mail, et vous aussi. Il peut ensuite retrouver ou annuler son rendez-vous depuis « Mes rendez-vous », avec un code reçu par e-mail. Le parcours complet, écran par écran, est décrit dans Ce que voient vos clients.

Comment les créneaux sont calculés

Pour une prestation, un jour et une personne donnés, le temps libre est :

les horaires de la personne (ou de l'établissement) − ses absences − les rendez-vous déjà pris

Les horaires d'une personne sont ceux de l'établissement, sauf si vous lui avez donné des horaires propres dans Équipe. Une ouverture exceptionnelle ajoute du temps ouvert ; une absence en retire.

Dans ce temps libre, votre page propose les heures de début où toute la durée de la prestation tient, en respectant quatre règles :

• Les heures proposées sont régulières. Elles tombent sur l'intervalle choisi dans Heures proposées (toutes les 15 minutes par défaut), compté depuis minuit : 9:00, 9:15, 9:30… Une plage libre qui commence à 15:50 donne donc un premier créneau à 16:00.
• Le délai de prévenance évite les réservations de dernière minute : avec 1 heure (valeur de départ), un client ne peut pas réserver pour 10:30 s'il est 10:00.
• L'horizon limite la réservation dans le temps : 2 mois à l'avance par défaut.
• Un rendez-vous ne franchit jamais minuit.

Une demande en attente de confirmation bloque déjà son créneau : personne d'autre ne peut le réserver tant que vous ne l'avez pas refusée.

Un exemple

Prenons Sophie, qui suit les horaires de l'institut : le mardi, de 09:00 à 12:30 puis de 13:30 à 19:00. Une cliente veut réserver avec elle un « Remplissage gel » de 60 minutes. Les réglages sont ceux de départ : heures proposées toutes les 15 minutes, délai de prévenance d'1 heure.

Nous sommes mardi, il est 10:20. Sophie a déjà un rendez-vous de 15:00 à 15:45, et un rendez-vous personnel déclaré de 17:30 à 18:00.

1. Temps libre de Sophie ce mardi : 09:00–12:30, 13:30–15:00, 15:45–17:30 et 18:00–19:00.
2. Délai de prévenance : il est 10:20, donc rien avant 11:20 ; la première heure régulière qui suit est 11:30.
3. Créneaux proposés : 11:30 le matin (fin à 12:30, pile à la pause) ; 13:30, 13:45 et 14:00 entre 13:30 et 15:00 ; 15:45, 16:00, 16:15 et 16:30 entre 15:45 et 17:30 ; 18:00 seulement entre 18:00 et 19:00.

Quand vous avez une équipe et que le client ne choisit pas avec qui réserver, il voit les créneaux où au moins une personne qui réalise la prestation est libre.

Régler les règles de réservation

1. Ouvrez Paramètres, carte Réservation en ligne (colonne de gauche).
2. Réglez Heures proposées, Délai de prévenance, Réservable jusqu'à et Annulation par le client.
3. Cliquez sur Enregistrer, dans la colonne de droite.

(agrandir l'image)

La même carte règle aussi la confirmation des rendez-vous et le choix du collaborateur.

Un changement vaut pour les réservations suivantes : les rendez-vous déjà pris ne bougent pas.

L'annulation par le client

Si vous l'autorisez, vos clients annulent eux-mêmes depuis « Mes rendez-vous », avec l'adresse e-mail du rendez-vous (voir Mes rendez-vous).

• Seuls les rendez-vous à confirmer ou confirmés peuvent être annulés en ligne, dans le délai choisi.
• Passé ce délai, ou avec « Pas d'annulation en ligne », le client doit vous contacter.
• Quand un client annule, le créneau redevient libre aussitôt, et vous recevez un e-mail « Annulation ».

Les protections

• Deux clients ne peuvent pas prendre le même créneau. Si deux personnes valident le même créneau au même moment, un seul rendez-vous est enregistré ; l'autre client est invité à choisir un autre créneau, avec les disponibilités mises à jour.
• Les créneaux sont revérifiés à l'enregistrement : un créneau devenu indisponible entre-temps (absence ajoutée, prestation masquée, réservation suspendue) est refusé avec un message clair.
• Vérification anti-robot : une vérification discrète peut protéger la dernière étape contre les envois automatiques.

Aucun créneau n'apparaît pour une prestation ? Voir le dépannage.