Le fichier clients

La page Clients (menu, rubrique Agenda) répond en quelques secondes à « qui est cette cliente, quand revient-elle, et qu'avons-nous déjà fait ensemble ? ». Vous n'y saisissez rien : chaque rendez-vous, pris en ligne ou par vous, alimente la fiche de son client.

Retrouver un client

Tapez dans le champ de recherche un nom, un prénom, une partie de l'adresse e-mail ou du numéro. Le numéro se tape comme il vient : « 06 12 34 56 78 », « 0612345678 » et « +33 6 12 34 56 78 » trouvent la même personne. La liste montre pour chacun son téléphone, son e-mail, son prochain et son dernier rendez-vous ; les clients les plus récemment actifs viennent en premier, cinquante à la fois (Afficher plus).

La fiche d'un client

• ses coordonnées, avec les boutons Appeler et Écrire ;
• ce qui s'est passé, en chiffres : rendez-vous réalisés, à venir, absences, annulations ;
• son prochain rendez-vous, mis en avant, puis les suivants ;
• son historique, du plus récent au plus ancien : date, prestation, avec qui, et le statut réel (Terminé, Absent, Annulé… ; un rendez-vous passé que vous n'avez pas pointé reste Confirmé) ;
• Nouveau rendez-vous, qui ouvre la saisie avec ses coordonnées déjà remplies ;
• ses notes internes (voir plus bas).

Chaque rendez-vous de la fiche s'ouvre d'un clic. Inversement, le panneau d'un rendez-vous du planning et sa fiche proposent Voir la fiche client.

Comment un rendez-vous rejoint la bonne fiche

• Avec une adresse e-mail, c'est elle qui identifie le client : tous les rendez-vous d'une même adresse vont sur la même fiche, et la fiche prend les coordonnées de la réservation la plus récente.
• Sans adresse e-mail (rendez-vous pris au téléphone), le rendez-vous rejoint la fiche qui a le même numéro et le même nom. Sinon, une nouvelle fiche est créée, avec le seul téléphone.
• Ni e-mail ni téléphone : le rendez-vous n'est rattaché à aucune fiche.

Ma Réservation ne rapproche jamais deux personnes sur le seul nom, et un même numéro sous un autre nom (un parent qui réserve pour son enfant) donne une autre fiche. Mieux vaut deux fiches pour une personne qu'une fiche pour deux.

Corriger les coordonnées

Corriger les coordonnées, sur la fiche, change le nom, le téléphone ou l'adresse e-mail actuels du client. Les rendez-vous déjà pris gardent les coordonnées du jour de leur réservation, comme leur prestation et leur prix. Une adresse déjà portée par un autre client est refusée : deux fiches ne se fusionnent pas.

Il n'existe pas de bouton pour supprimer un client : sa fiche est l'historique de ses rendez-vous.

Les notes internes

La carte Notes internes de la fiche garde quelques informations pratiques pour la prochaine visite : « Préfère les rendez-vous en fin de journée », « Préfère Sophie lorsqu'elle est disponible », « À rappeler si un créneau se libère ». Ajouter une note ou Modifier, puis Enregistrer ; videz le champ et enregistrez pour l'effacer. Texte simple, 2 000 caractères au plus.

La note est visible uniquement par votre équipe, dans la fiche du client : elle n'apparaît ni sur votre page, ni dans « Mes rendez-vous », ni dans les e-mails ou les rappels, ni dans le planning, et la recherche ne la lit pas.

Si quelqu'un d'autre a modifié la note pendant que vous l'éditiez, l'enregistrement est refusé avec un message : rien n'est écrasé, rechargez la fiche pour voir sa version.