Les e-mails envoyés
Tous les e-mails envoyés par Ma Réservation, à vos clients et à vous : quand ils partent, leur objet, leur contenu, et comment les éviter.
Sur cette page
Ma Réservation prévient vos clients, et vous-même, par e-mail à chaque étape importante d'un rendez-vous. Cette page les recense tous : vous saurez exactement ce que reçoit un client quand vous cliquez sur Confirmer ou Annuler le rendez-vous.
Ce qu'il faut savoir sur tous les e-mails
- Ils portent le nom de votre établissement comme expéditeur, et le haut de chaque message est à votre couleur (voir Personnaliser ma page).
- Quand un client répond, sa réponse arrive à votre e-mail de contact, renseigné dans Paramètres (voir Votre établissement). Le bas des e-mails l'y invite : « Une question ? Répondez simplement à cet e-mail. ».
- Les avis qui vous sont destinés partent à ce même e-mail de contact.
- Les e-mails aux clients contiennent un récapitulatif : prestation, date, heure et durée, collaborateur (si vous proposez le choix), prix « (réglé sur place) », votre adresse et la référence du rendez-vous. Pour un refus ou une annulation, ce récapitulatif est barré. Votre téléphone et votre e-mail de contact figurent en bas.
- Un e-mail n'est jamais bloquant : si un envoi échoue, le rendez-vous est quand même enregistré.
- Il n'y a pas de rappel automatique avant le rendez-vous.
Information
Dans la démonstration, aucun e-mail n'est envoyé : c'est normal.
Dans les objets ci-dessous, « jeudi 1er octobre à 10:00 » représente la date du rendez-vous, et « Institut Belle Parenthèse » le nom de votre établissement.
Les e-mails envoyés à vos clients
| Quand | Objet | Condition | |
|---|---|---|---|
| Demande reçue | le client réserve en ligne et vous validez chaque demande | Demande de rendez-vous reçue – jeudi 1er octobre à 10:00 – Institut Belle Parenthèse | toujours |
| Rendez-vous confirmé | le client réserve en ligne, en confirmation automatique | Rendez-vous confirmé – jeudi 1er octobre à 10:00 – Institut Belle Parenthèse | toujours |
| Rendez-vous confirmé | vous saisissez un rendez-vous | (même objet) | case Envoyer la confirmation au client par e-mail cochée, et e-mail du client indiqué |
| Rendez-vous confirmé | vous confirmez une demande, ou rétablissez un rendez-vous annulé ou refusé | (même objet) | case Prévenir le client par e-mail cochée |
| Demande non retenue | vous refusez une demande | Demande de rendez-vous non retenue – … | case Prévenir le client par e-mail cochée |
| Rendez-vous annulé | vous annulez le rendez-vous | Rendez-vous annulé – … | case Prévenir le client par e-mail cochée |
| Rendez-vous modifié | vous modifiez le rendez-vous | Rendez-vous modifié – (nouvelle date) – … | case Prévenir le client par e-mail si l'heure ou la prestation change cochée, et l'heure, la prestation ou le collaborateur choisi par le client a changé |
| Annulation enregistrée | le client annule lui-même depuis Mes rendez-vous | Rendez-vous annulé – … | toujours |
| Code d'accès | le client demande à consulter Mes rendez-vous | Votre code d'accès – Institut Belle Parenthèse | toujours |
Le contenu en bref :
- Demande reçue : la demande doit encore être confirmée, un e-mail suivra ; bouton Voir mes rendez-vous.
- Rendez-vous confirmé : « Votre rendez-vous est confirmé. À bientôt ! » ; bouton Voir mes rendez-vous.
- Demande non retenue et Rendez-vous annulé : vous ne pouvez pas le recevoir, ou avez dû annuler ; bouton Réserver un autre créneau.
- Rendez-vous modifié : les nouvelles informations du rendez-vous ; bouton Voir mes rendez-vous.
- Code d'accès : un code à 6 chiffres, valable 15 minutes (voir Mes rendez-vous).
Tous ces e-mails supposent que le client ait une adresse e-mail : obligatoire en ligne, elle est facultative pour un rendez-vous que vous saisissez, et sans elle rien n'est envoyé.
Astuce
La case Prévenir le client par e-mail est cochée par défaut. Décochez-la avant de cliquer si vous avez déjà prévenu votre client de vive voix : il ne recevra rien. Voir Statuts et actions.
À savoir
Marquer terminé n'envoie aucun e-mail, pas plus que rétablir un rendez-vous terminé : ces actions ne servent qu'à votre suivi.
Les e-mails envoyés à votre établissement
Ils partent à votre e-mail de contact et ne dépendent d'aucune case à cocher.
| Quand | Objet | Contenu | |
|---|---|---|---|
| Nouvelle demande à confirmer | un client réserve en ligne et vous validez chaque demande | Demande à confirmer : Prénom Nom – jeudi 1er octobre à 10:00 | le créneau est bloqué en attendant votre réponse ; récapitulatif, coordonnées du client, son mot, bouton Répondre à la demande |
| Nouveau rendez-vous | un client réserve en ligne, en confirmation automatique | Nouveau rendez-vous : Prénom Nom – … | le rendez-vous est confirmé et figure dans votre planning ; bouton Voir le rendez-vous |
| Annulation | un client annule depuis Mes rendez-vous | Annulation : Prénom Nom – … | le créneau est de nouveau libre ; bouton Voir le rendez-vous |
Les boutons mènent à la fiche du rendez-vous dans votre espace de gestion.
Astuce
Répondre à ces e-mails, c'est écrire directement au client : votre réponse part à son adresse, comme le rappelle le bas du message. Pratique pour lui poser une question sur sa demande.
Un rendez-vous que vous saisissez vous-même ne vous envoie rien : vous savez déjà qu'il existe.
L'e-mail de mot de passe oublié
Quand vous cliquez sur Mot de passe oublié ? sur la page de connexion de votre espace de gestion, vous recevez l'e-mail « Réinitialisation de votre mot de passe – Institut Belle Parenthèse », avec le bouton Choisir un nouveau mot de passe. Le lien est valable 30 minutes et ne sert qu'une fois.
Il arrive à l'adresse de votre compte (celle qui sert à vous connecter). Il porte les couleurs de Ma Réservation et non les vôtres, puisqu'il concerne l'espace de gestion. Si vous n'êtes pas à l'origine de la demande, ignorez-le : votre mot de passe actuel reste valable. Voir Mot de passe et blocage.
Les e-mails du site Ma Réservation
Ces e-mails concernent votre abonnement. Ils sont signés « Ma Réservation » et envoyés à l'adresse de votre abonnement :
| Quand | |
|---|---|
| Paiement confirmé — votre abonnement Ma Réservation | votre paiement est accepté ; il contient le bouton Configurer mon espace |
| Votre espace Ma Réservation est prêt | votre espace vient d'être créé ; il rappelle l'adresse de votre page et votre identifiant |
| Votre lien de connexion à Ma Réservation | vous demandez à vous connecter à Mon compte |
Les factures sont envoyées séparément par le service de paiement. Voir Abonnement et facturation.
Un e-mail n'arrive pas ?
- Vérifiez les courriers indésirables.
- Pour vos avis : vérifiez l'e-mail de contact dans Paramètres.
- Pour un client : vérifiez l'adresse saisie sur la fiche du rendez-vous ; une faute de frappe suffit à tout bloquer.
- Les rendez-vous restent visibles dans votre espace de gestion même si un e-mail n'arrive pas.
Voir aussi le Dépannage.
Vous ne trouvez pas la réponse ? Écrivez au support : [email protected], en indiquant la Référence de votre espace (menu Paramètres).