Statuts et actions d'un rendez-vous

Chaque rendez-vous a un statut. Vous le faites évoluer avec les boutons de la carte Actions de sa fiche, du panneau du planning ou de la page Aujourd'hui. Seules les actions possibles pour le statut en cours sont proposées.

Les statuts

Terminé veut dire « prestation réalisée », rien de plus : Ma Réservation ne gère ni paiement ni encaissement, et ne sait pas si ni comment le rendez-vous a été réglé.

Un rendez-vous pris en ligne commence À confirmer si vous validez chaque demande, Confirmé en confirmation automatique (voir La confirmation des demandes). Un rendez-vous que vous saisissez vous-même est toujours Confirmé.

Les actions et leurs effets

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Bon à savoir sur chaque action

• Refuser et Annuler le rendez-vous demandent une confirmation (« Refuser cette demande ? Le créneau sera libéré. »), avec un bouton Retour si vous avez cliqué trop vite.
• Le jour du rendez-vous, le bouton principal est Client arrivé, puis Terminer le rendez-vous : un clic chacun, sans confirmation. L'heure d'arrivée et l'heure de fin s'affichent ensuite dans le panneau et la fiche.
• Un rendez-vous d'un autre jour à venir ne se pointe pas : seule l'annulation est proposée. Absent n'apparaît qu'une fois l'heure du rendez-vous passée.
• Un rendez-vous passé resté « Confirmé » n'est jamais changé tout seul : Ma Réservation ne peut pas savoir si le client est venu. Il porte un petit point d'exclamation dans le planning, et son bouton principal devient Marquer terminé (à côté de Absent).
• Absent n'est pas une annulation : le rendez-vous reste au planning, barré, et dans l'onglet Passés. Son créneau est libéré, pour recevoir quelqu'un d'autre. Le client n'est pas prévenu.
• Corriger : un clic de trop sur Client arrivé, Terminé ou Absent se rattrape par le lien Corriger : … sous les boutons, qui remet le rendez-vous à Confirmé (si son créneau est encore libre, pour un absent).
• Pointer l'arrivée, la fin ou une absence ne sert qu'à votre suivi : le client n'en est jamais averti.
• Rétablir un rendez-vous annulé ou refusé n'est possible que si son créneau est encore libre. Sinon, le message « Le créneau de ce rendez-vous n'est plus libre : modifiez-le plutôt que de le rétablir. » s'affiche.
• Une demande À confirmer ne s'annule pas : elle se refuse.

Prévenir le client, ou non

La case Prévenir le client par e-mail, sous les boutons, est cochée par défaut. Elle n'apparaît que si le client a laissé une adresse e-mail et qu'une action peut lui envoyer un message. Décochez-la si vous l'avez déjà prévenu par téléphone : le statut change sans e-mail.

L'e-mail est aux couleurs de votre page et porte le nom de votre établissement ; si le client y répond, sa réponse arrive à votre e-mail de contact. Le détail de chaque message est dans Les e-mails envoyés.

Traiter les demandes à confirmer

Si vous avez choisi « Je valide chaque demande », chaque réservation en ligne arrive À confirmer. Son créneau est bloqué : personne d'autre ne peut le prendre en attendant votre réponse.

1. Vous recevez un e-mail « Demande à confirmer » à l'e-mail de contact de votre établissement.
2. Ouvrez la demande : lien Répondre à la demande de l'e-mail, carte À confirmer de la page Aujourd'hui, ou Rendez-vous, onglet À confirmer.
3. Cliquez sur Confirmer ou sur Refuser.
4. Le client reçoit aussitôt la réponse par e-mail, si la case Prévenir le client par e-mail est cochée.

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Dans le planning, une demande à confirmer se reconnaît à sa bordure en pointillés, à son fond rayé et à son sablier.

Quand le client annule lui-même

Si vous l'autorisez, vos clients peuvent annuler en ligne depuis Mes rendez-vous, jusqu'au délai que vous avez fixé (voir Mes rendez-vous). Le rendez-vous passe alors Annulé, son créneau est libéré, vous recevez un e-mail « Annulation » et la fiche indique Annulation : Par le client, en ligne.

Passé ce délai, le client ne peut plus annuler en ligne : il vous contacte, et vous annulez depuis la fiche.

Pas de suppression

Il n'existe pas de bouton « Supprimer » : un rendez-vous qui n'aura pas lieu s'annule, une demande se refuse. Il quitte le planning, libère son créneau et reste visible dans l'onglet Annulés, ce qui vous garde une trace en cas de question du client.